La Jornada ha estat organitzada pel Consell Comarcal del Garraf i l’objectiu ha estat donar a conèixer als ajuntaments del Garraf  les solucions existents per tal de poder implantar la factura electrònica als seus sistemes i per explicar les eines disponibles de què disposen les empreses proveïdores.

La Jornada s’ha iniciat amb la benvinguda d’en Cristòfol Pérez, conseller delegat en Societat del Coneixement i Noves Tecnologies. En la seva exposició, ha explicat la feina que està fent el Consell Comarcal del Garraf  liderant pilots amb el Consorci AOC que els permeten adquirir coneixement en processos i sistemes d’administració electrònica que després poden traslladar als ajuntaments.

A continuació, la Beatriu Tudel del Consorci AOC ha fet una clara explicació dels serveis que presta el Consorci en matèria de Factura Electrònica i ha identificat les eines que estan a disposició tant de proveïdors com dels propis ajuntaments i ens públics. Ha fet esment del gran nombre i tipus de solucions que existeixen actualment al mercat, destacant les eines gratuïtes com la bústia de lliurament, les eines del Ministerio y la plataforma gratuïta b2brouter.net.

Respecte als ens receptors de factures, ha destacat la necessitat de fer un projecte per tal de facilitar el procés de recepció i ha parlat de tres nivells de maduresa:

1. Rebre des de l’eFACT però imprimir i continuar amb el circuit d’acceptació en paper tal com es fa actualment
2. Rebre des de l’eFACT i integrar amb el sistema de gestió per tal de poder fer un workflow sense papers de les factures rebudes.
3. Integrar dins del mateix circuit les factures en paper mitjançant la digitalització certificada per evitar tenir dos circuits de procés de factures.

A continuació la Beatriu ha recordat els incentius per les empreses i administracions públiques que van des de les garanties de seguretat i transparència fins als estalvis de costos deguts a la facilitat de gestió. Aquests estalvis els ha quantificat en 6 €/factura en emissió i 8,5€/factura en recepció.

Per acabar la sessió, la Beatriu ha parlat del què poden fer els ens per potenciar l’ús de la factura electrònica entre els seus proveïdors, tant a nivell normatiu com a nivell formatiu.

Després de la Beatriu ha estat el torn de l’Antoni Cerdà, gestor de projectes d’administració electrònica del Consell Comarcal, que ha fet un exhaustiu repàs de eines de què disposen les empreses per tal de realitzar factura electrònica amb els ajuntaments. Ha explicat la Oficina Comarcal de Suport a l’Administració Electrònica (OCSAE) i ha fet referència als ajuntaments de la comarca ja donats d’alta al servei eFACT.

Ha estat molt gràfic  a l’hora d’explicar l’experiència del propi Consell Comarcal i de la manera en què han decidit implantar el projecte de factura electrònica propi. També ha detallat el nombre de factures que s’estan rebent de forma electrònica i tot i que el percentatge ha pujat molt des que es va iniciar el projecte l’any 2010, el percentatge sobre el global encara és molt petit. L’explicació d’aquest fet rau, segons l’Antoni, en què els proveïdors es comporten bàsicament de forma reactiva, i per tant és necessari informar-los i convidar-los a utilitzar aquests mitjans d’intercanvi de factures.

La darrera ponència ha anat a càrrec de la Beatriz de Quintana, d’Invinet, que ha fet una ràpida exposició de l’eina B2Brouter.net demostrant els passos que hauria de fer un proveïdor per registrar-se i enviar una factura electrònica a través del hub eFACT. També ha ensenyat com queda reflexat al portal l’estat de la factura emesa, de manera que els proveïdors tenen en tot moment informació sobre l’estat en el que es troba la seva factura, evitant la necessitat de fer la trucada a l’ajuntament.

Ha acabat la sessió amb una taula rodona on s’han exposat alguns dubtes i qüestions, sobretot temes relatius al procés de gestió de canvi necessari als ens per tal d’incorporar la factura electrònica. També s’ha fet esment de la poca proactivitat de les empreses proveïdores a qui costa molt iniciar-se en l’ús d’aquestes noves tecnologies. La solució passa per la difusió i formació, acompanyada d’altres mesures normatives que vagin ajudant a realitzar el canvi.

En aquest sentit, en Cristòfol Pérez ha obert la porta a fer una altra sessió amb els ajuntaments i proveïdors per impulsar l’adopció de la factura electrònica.

Àlex Pelach, el nou director del Consorci AOC va ser l’encarregat d’obrir la Jornada. El seu missatge principal va ser que la factura electrònica és una assignatura pendent  de les AA.PP. catalanes, i que des del Consorci AOC volen promoure’n l’ús per tal que tothom es beneficïi dels estalvis en costos i temps que se’n deriven. Segons Pèlach, les AA.PP més petites ho tenen més senzill, i la gestió del canvi és un dels aspectes més importants en l’adopció de la factura electrònica.

A continuació, Lluis Franco, el director de l’Agència Tributària de Catalunya va explicar els diferents esforços que està fent l’ATC per tal d’assolir uns alts nivells de penetració de les tramitacions electròniques en general, entre els quals es troba la factura electrònica. Des de l’ATC s’estan esforçant en aconseguir que els processos administratius siguin més transparents i més ràpids, i que es doni resposta als ciutadans i a les empreses 24×7. Segons Franco, aquest és el camí que han de seguir les AA.PP., guanyar en transparència i proximitat sense incrementar costos: fer més amb menys.

Al parlar dels estalvis que genera la factura electrònica, Franco va entrar en el ball de xifres que diferents ponents van anar donant durant tota la jornada, cadascún d’ells va fer referència a una font diferent, i al final van deixar a l’auditori una mica perplex. Potser seria bo posar-se d’acord a priori en el euros d’estalvi que significa cada factura, no?

La següent ponència va fer-la en Jaume Saura de l’AEAT a Catalunya. Va presentar la legislació i la seva interpretació des del punt de vista de l’Agència Tributària. Esperem que el què va dir en Jaume Saura serveixi per fer callar a tots els qui interpreten les lleis i RD actuals de manera totalment tergiversada. El què va dir en Saura va ser que la CE vol que pel 2020 facturar electrònicament sigui el mètode prevalent a Europa. Va explicar que la Administración General del Estado està posant en marxa el servei central de recepció de factures, que serà una realitat en un breu termini. i va parlar també de la obligatorietat de la factura electrònica, indicant que hi ha un projecte de llei que desenvoluparà aquesta obligatorietat tan bon punt les AA.PP. estiguin en disposició de rebre-les.

Va començat aleshores a fer un repàs de la legislació vigent: Llei 56/2007, RD 3/2011 i Ordre PRE/2971/2007 i va parlar del format Facturae i de la seva evolució des de la seva creació dins l’àmbit del sector bancari fins a l’adopció per part de la AGE. Ha dit que hi ha una versió 4.0 en esborrany (desenvolupada per Invinet l’any 2010!!) i que quan estiguin disponibles, es farà una convergència a estàndards europeus. El mateix discurs de sempre, enlloc de col·laborar a Europa en la creació d’un estàndard, esperem a veure si es posen d’acord i ja farem el què ens diguin…

Com a punts rellevants sobre la normativa actual, voldria esmentar els següents punts:

• Els subjectes passius han de conservar les factures electròniques que rebin i les copies de les que emetin
• Cal preservar l’autenticitat, integritat i legibilitat, tant per factures en paper com electròniques, però no obliga a fer servir cap mètode per fer-ho
• El concepte de factura electrònica varia, ara és aquella factura remesa i rebuda en format electrònic

Respecte als requisits d’autenticitat, integritat, acceptació i legibilitat va ser molt clar quan es va referir a l’art.233 del RD 1496 dient que s’han flexibilitzat moltíssim els mitjans per assegurar aquests requisits: els controls de gestió són suficients per assegurar l’autenticitat i integritat. I com a exemple, va dir que una factura en pdf sense signatura electrònica i enviada per correu electrònic ÉS UNA FACTURA ELECTRÒNICA!

Entre altres exigències, va fer referència a la necessitat de conservar les factures electròniques en el format original i també va fer esment al controvertit punt sobre que les autoritats han de tenir la capacitat d’accedir a les factures remotament. En aquest sentit va diferenciar entre la capacitat d’accés i el fet que les autoritats tributàries hi puguin accedir de forma permanent i sense permís. Va assegurar que es tracta d’accés sota petició d’inspecció, com es fa actualment amb les factures en paper.

Un altre punt important és que el consentiment de recepció pot ser tàcit. No cal un consentiment escrit, el simple pagament d’una factura electrònica es considera consentiment tàcit.

Després de la presentació d’en Saura, va fer una ponència la Beatriu Tudel, membre destacat del projecte eFACT del Consorci AOC. Durant la seva exposició va explicar el projecte des dels seus inicis l’any 2007. Va dir que el model  eFACT és un model obert a totes les empreses i que autònoms i petites empreses disposen d’eines gratuïtes com el portal b2brouter.net que els permeten remetre factures als ens adherits a l’eFACT. La Beatriu va incidir en què el model del Consorci no crea imposicions tecnològiques, no s’obliga a canviar de proveïdor ni obliga a realitzar integracions. És un model obert a totes les AA.PP catalanes que ofereix traçabilitat i transparència als proveïdors.

A continuació, la Beatriu va explicar l’evolució en el nombre de factures transaccionades. Els números de factures electròniques no són gaire espectacultar. Si no fós per les factures electròniques EDI del sistema de l’ICS, seria bàsicament testimonial: ICS 10384. DIBA 596 CCVO 254 CCB 239 Ajuntament de Sant Feliu 166 BASE 142 Ajuntament de Sant Just Desvern 88.

Després d’aquest bany de realitat sobre el nombre real de factures electròniques transaccionades, ha fet esment dels incentius que cal destacar, i dels mecanismes que estan analitzant per tal de promoure l’ús de factura electrònica entre els proveïdors:

1. Fer servir la legislació, obligant per llei
2. Incorporar en els plecs dels contractes la obligatorietat de facturar electrònicament
3. Aprovar taxes pel cost de gestió de factures en paper

Per finalitzar, la Beatriu va identificar els reptes als que s’enfronta el Consorci AOC en aquesta nova etapa, i que identificava com:

• Interoperabilitat entre plataformes
• Potenciar el nombre d’ens adherits
• Pomoure models de regulació
• Garantir evolució i millora del servei
• Incorporar grans empreses de serveis
• Potencia col·laboració amb plataformes de mercat

Després de la presentació de la Beatriu, es va servir un cafè-networking. Va resultar interessant comprovar que hi havia un munt de gent a la sala, i que per tant la factura electrònica segueix generant molt d’interès.

En la represa, en Miquel Estapé sots-director del Consorci AOC va dirigir una taula rodona on es presentaven diferents enfocs en el desplegament de sistemes de facturació electrònica. Crec que no va ser cap coincidència que els ponents de la taula representessin als ens públics amb més intercanvis de factura electrònica. En Miquel va dir que no estem aconseguint els nivells d’estalvi que desitgem i va fer una introducció parlant de la innovació com a motor per liderar els canvis necessaris per la implantació de la factura electrònica.

El primer ponent de la taula rodona va ser en Josep Miquel Salgado sots-director de desenvolupament de la Diputació de Barcelona. En Josep Miquel va fer un repàs del projecte d’implantació de factura electrònica des de l’any 2006 que van començar escanejant i incorporant factures en el workflow quan encara no es parlava de factures electròniques, passant pels primers passos d’integració amb el eFACT fins arribar al moment actual, on ja tenen els sistemes llestos per rebre i processar factures electròniques i la seva preocupació és oferir eines i suport als seus proveïdors.

En aquest sentit va explicar el projecte que ha fet la Diputació amb Invinet per tal d’adaptar el portal B2BRouter.net a les necessitats de la Diputació. Ara per ara, qualsevol usuari que vulgui enviar factures electròniques a la Diputació, ho pot fer de forma gratuïta a través del portal, i a més, el formulari que se’ls presenta ja conté totes les dades necessàries per tal que la factura sigui vàlida a l’arribar als sistemes interns de la Diputació.

A continuació, en Francesc Aragón, interventor del Consell Comarcal del Vallès Oriental i de l’ajuntament de Granollers va explicar que, tot i ser més petits que la Diputació i processar moltes menys factures (unes 2.000 anuals), també és factible l’aplicació de la factura electrònica. Va parlar dels beneficis que se n’obtenen, tan en agilització i homogeneïtzació de processos com en l’estalvi de costos. A continuació va explicar quins passos havien seguit per implantar la factura electrònica internament i què havien fet per tal de fer-ne difusió entre els empresaris. Cal destacar que entre les accions de promoció, en Francesc va anomenar les jornades de formació amb empreses, la comunicació per escrit amb els proveïdors i posar  a la seva disposició suport telefònic expert.

Per acabar, en Francesc va fer esment del què necessiten les empreses per operar i no es va estalviar d’apuntar als possibles problemes que es podien trobar, com ara incompatibilitats tècniques a l’utilitzar les eines del Ministerio.

Després va ser el torn d’en Pere Galindo, cap d’informàtica de l’ajuntament de  Sant Just Desvern, que va fer una exposició sobre el sistema de digitalització certificada que havien instal·lat a l’ajuntament per tal d’assolir un únic workflow de factures rebudes. En Pere va explicar que la implantació de la factura electrònica és un projecte transversal que té implicació en moltes àrees i que per tant requereix de lideratge polític. A continuació, en Pere va explicar el marc tecnològic i el marc legal que s’havien tingut en compte a l’hora de desenvolupar i desplegar el projecte de factura electrònica a l’Ajuntament. Com a punt rellevant, va destacar la creació d’un repositori únic de factures on es desaven totes les factures, les rebudes des de l’eFACT i les escanejades amb el sistema de digitalització certificada. Ara per ara, tot i les millores, en Pere Galindo va concloure que cal treballar en el marc normatiu doncs encara estan en un 11% de factures electròniques i cal incrementar-ne l’ús.

El darrer ponent de la taula rodona va ser l’Eduard Bernaus, sots-director de l’àrea d’Administració i Patrimoni de l’ICS que va parlar de l’ús d’EDIFACT per rebre factures electròniques. En Bernaus va fer esment de la necessitat del sector sanitari de disposar de tots els documents logístics associats a la factura. Per en Bernaus, a la factura electrònica en format Facturae li manquen els documents logístics de la comanda i l’albarà.

La sessió es va tancar amb una ronda de preguntes i la cloenda que va anar a càrrec de l’Andreu Francisco, vice-president de LocalRet.

Conclusions

Entenem que ha estat un una jornada molt interessant. Les nostres conclusions són  que:

1. Es manté l’interès per la factura electrònica, doncs hi havia una gran quantitat d’assistents
2. Hi ha solucions madures i en funcionament, com el nostre b2brouter.net que està sent promocionat per diversos ens com eina gratuïta per l’enviament de factures
3. La legislació s’endurirà per obligar a tothom a fer factura electrònica tan bon punt les AA.PP hi estiguin preparades
4. I qui no s’hi posi de seguida, haurà de córrer!!

Aquí teniu l’enllaç a les presentacions.

In 2007, the first workshop of CEN BII was initiated due to the vision of different people (worth mentioning Peter Borresen from NITA) to spread the work made in the nordic countries with NES to the rest of Europe. Spain joined the group with its own work on pre-award processes called CODICE so the whole public procurement process was covered in that initial workshop. There were four teams in that first edition: the group dealing with Profiles and data models, the group to help convergence between the two main syntaxes: UBL and UN/CEFACT, the group dealing with tools and conformance and the group devoted to pilots and testing.

While CEN BII was creating their deliverables, some relevant stakeholders and implementors joined the workshop and worked to improve the quality bringing their own experiences and knowledge. Projects such as ePrior from the European Commission and PEPPOL, a pan-European large scale project, benefited from CEN BII deliverables and enriched them. The end result of the first workshop was a set of profiles that were directly implementable in real projects. The more mature profiles were the ones devoted to cover post-award processes such as ordering or invoicing.

Once CEN BII ended, PEPPOL followed up its development activities and they found some improvements and corrections to be made in BII deliverables. This was the main reason for CEN BII2 to start as a follow-up workshop. The main task of the CEN BII2 workshop, started in 2009 and ended in 2012 was to support deployment made by PEPPOL and other national initiatives that were implementing CEN BII standards to build their own electronic public procurement infrastructures. There was also the need to improve the work done in the pre-award area, as it did not reach enough consensus among the workshop participants.

The new workshop split into working teams, Architecture, eNotification, eTendering, eCatalogue and PostAward to have groups more focused on each process area. The intention of the workshop was to make more relevant the work on the pre-award phase. Regarding the architecture team, apart from defining a methodology to drive the work of the other work teams, they defined the concept of syntax neutrality: The CEN BII has never had the intention to build new standards on electronic documents, nor to provide guidelines for an specific syntax, but to define the requirements that should be met in order to perform public procurement processes in Europe. Once these requirements identified, they are to be mapped to different syntaxes, in a process called syntax-binding. This process was done during the BII2 workshop with two syntaxes: UBL and UN/CEFACT.

As a result of these two BII workshops there is a set of  valuable assets to promote cross-border interoperability in Europe. BII is by far the most relevant initiative on electronic public procurement in Europe, with a real aim to build consensus among their participants to reach real European interoperability. All the workshop deliverables can be found here, and the main demonstration of its value is that they have been implemented in different countries and initiatives (DIFI, SFTI, PEPPOL, ePRIOR, DIGST,…), and that implementing them leads to better interoperability between these heterogeneous communities.

The Workshop is now starting its third phase that is planned to last until 2015. As agreed during the BII2 plenary session of the workshop in June 2012 done in Reykjavik, there is still a need for a follow-up workshop to support implementors, to improve pre-award deliverables and to promote the work done through capacity building sessions. There is a large community of users implementing CEN BII deliverables, and this means the governance and life-cycle management strategies for these deliverables has to be agreed and defined within the EU to bring an stability message to the user community. This is why the workshop stakeholders have been working since December 2012 until March 2013 in the definition of the new business plan for CEN BII3 that has been presented during the kick-off meeting of the workshop in Barcelona.

Find below some notes on this CEN BII3 week in Barcelona.

Pre-Award meeting

During the pre-award meeting on March 19th,  there was a presentation for each team. Veit Jahns presented the role of electronic catalogues in the pre-award process. CEN BII2 defined some profiles that involve the exchange of electronic catalogues and electronic catalogue templates, but there is still lack of consensus on the use of classification systems. There are different types of classification systems with different level of abstraction, some of them are public and other private, and some barriers and problems such as which classification systems are relevant and which data models have to be used. The catalogue team proposed to evaluate and refine existing pre-award catalogue profiles and provide guidelines on their usage.

Ana Estelrich from UN/CEFACT eP7 presented the challenges in Hospital Purchasing. eHealth deals with large volumes and the workflow involves documents in different formats. Applying CEN BII deliverables to the eHealth tendering process could be a major benefit, and she highlighted that the syntax is not enough to increase interoperability, code lists should also be aligned. She made some recommendations to CEN BII3, such as collaborate with UN/CEFACT, align code lists and terminology and start early the technical work to submit change requests to UBL and UN/CEFACT regarding requirements missing in these syntaxes.

Didier Hardy from the TED talked about the eNotification team. Points of interest for CEN BII 3 were in the input process of notification: the usage of corrigenda and certified published notice, adding profiles for reporting services and request for publication authorization, and define forwarded notices and electronic journal brokers role. Activities in eNotification team should be aligned with eTendering team, and there is work to be done on the code lists global identification, message acknowledgements and improve the awareness of the outcomes of the workshop.

Enric Staromiejski from Everis provided a new vision to the CEN BII3 group talking about the relationship between Public Procurement and Open Data. The idea behind his presentation was titled o-Procurement and the intention is to provide a new and rather different approach on how contracting authorities expose their own public data. Most of the ideas for o-Procurement belong to the e-Notification team, but there are also potentially solutions for self-qualification of tenderers using these open techniques.

Pieter Breyne from PwC,  on behalf of the European Commission, presented Open ePrior. This project has been implemented in DIGIT for post-award purposes and it is now facing the pre-award phase of public procurement in the European Commission. Pieter said that the Open ePrior implementation of pre-award follows CEN BII2 profiles, and that they will become a stakeholder in CEN BII3 to provide the feedback from their project as they did with the post-award profiles in the first workshop edition.

Finally, Kornelis Drijfhout from TenderNed explained  the eTEG Report delivered on 2012 by the Expert Group on electronic Tendering to the EC. Regarding the tendering team, Kornelis explained some specific deliverables he wanted to be considered in this new workshop, a profile for economic operator profile matching to ensure that an economic operator matches a request for qualification in a call for tenders, a basic transaction protocol as defined in the Xvergarbe project in Germany and start bridging the gap between pre and post award through a new profile for the contract settlement.

Plenary Session

On Thursday 21st, the CEN BII3 plenary met at the IESE school in Barcelona for the workshop kick off meeting.

Stuart Feder, chair of CEN BII2 and chair of UN/CEFACT started the meeting at 9. He explained the achievements of the previous workshops and thanked Everis for hosting the workshop in Barcelona.

Sergi Biosca, Everis partner, welcomed the participants and made a presentation of Everis. He said they will participate in the CEN BII3 workshop.

Alina from CEN made an speech through Internet presenting the CEN project and rules to the audience.

Anders Kingstedt made a presentation of the OpenPEPPOL project and the use of the CEN BII deliverables in that initiative.

Martin Forsberg showed a practical use of the CEN BII2 profiles when he presented the effort done in the nordic countries mapping their different national initiatives using CEN BII requirement model as the pattern to where all the different syntaxes where mapped to. This helps implementors understanding the differences and can be used to create conversion tools from one syntax to another.

Pieter Breyne from PwC presented the golden book of good practices. He explained the methodology used to create the golden book and he focused on those practices that referred to the work of CEN BII as the foundation to build interoperability between electronic procurement platforms.

Kerstin Woldhmal explained the proposals for the new directive on Public Procurement and how this could affect the work in the workshop, basically in the pre-award group teams.

Christian Galinski, CEN eCAT chair, explained the different classification systems and their use in eCatalogues.

Finally, Jostein Fromyr made the presentation of the CEN BII3 draft business plan. There was a joint reading of the business plan and there were some minor comments and amendments. One of the most important ideas in this new BII3 workshop is broadening the scope to embrace B2B. This means that the requirements on the private procurement will be also taken into account to build new or amend existing profiles in order to allow both public and private procurement. In the post award phase of procurement there are not huge differences between public and private procurement, hence enlarging the scope of the BII profiles to private procurement will allow companies to have a single tool to cover relationships with public authorities as well as with private entities.

The workshop approved the business plan unanimously.

The workshop organization was explained by Jostein Fromyr. There will be an Architecture and Methodology team, a Capacity Building Team and several working teams: eNotification, eTendering, eCatalogue and Post-Award. This organization will be used to work remotely, nevertheless, during the workshop face to face meetings, there will be only two parallel sessions: pre-award and post-award to improve team coordination.

Following the business plan approval, the following workshop positions were proposed:

Chair:  Stuart Feder

Technical Vice-Chair: Jostein Fromyr

Coordination Vice-Chair: Antonia Caressa

eArchitecture Team: Jostein Fromyr

eNotification Team: Didier Hardy

eTendering Team: Kornelis Drijfhout

eCatalogue Team: Veit Jahns

Post-award Team: Martin Forsberg

Capacity Building Team: Missing

The workshop plenary approved these positions unanimously.

Jostein Fromyr finalized his presentation explaining next steps, the participation fees and the grant agreement from the Commission. The next meeting will be in Oslo from 25th to 27th of June, and until that new meeting, there will be teleconferences of the different teams.

After closing the meeting, there was a guided tour to la Sagrada Familia, Gaudi’s temple sponsored by Invinet, followed by a dinner near the harbor.

Post-award Meeting

On Friday 22nd, the post-award team met in Everis offices. The goal was to identify important areas for BII3 which require further development. The group discussed a number of areas that could benefit from additional work and clarification. The identified developments were focused on refining and providing examples on the usage of current profiles, by means of creating guidelines or sample data and XML instances.

There was also an special emphasis on creating a walk-through on how to make use of the BII2 customization methodology and create customization templates for the benefit of implementors such as openPEPPOL community. Finally, additional profiles to cover self-billing and replenishment were also suggested as required by some stakeholders.

On Friday evening, a small group of participants in BII3 went to a Human Castle training in Sabadell. The human castles, or ‘castells’  are a Catalan tradition that were recognized by UNESCO as an element of Intangible Cultural Heritage of Humanity. Apart from its cultural values, there are some values in this cultural activity that could be shared by BII: individual and collective self-improvement, goal setting, solidarity (among members of the same group as well as other groups) and the integration of all ages, conditions and capacities into the same project.

The conference had some plenary sessions and parallel tracks so we were not able to attend every single presentation. We were attending some very interesting conferences we want to highlight within this post.

The event started with some key note speakers in a Plenary Session.

Professor Luis Valadares, from the Lisbon University, welcomed all the participants and started the conference.

Angelo Tosetti from Digit at the European Commission welcomed the assistants and explained the evolution of ePrior, the procurement software developed in the European Commission, licensed Open Source. The original ePrior focused in post-award (basically e-Ordering and e-Invoicing) has been extended to cover all phases of the public procurement cycle. Mr. Tosetti explained the new features being implemented in the pre-award. Christian Galinski from Infoterm welcomed the participants and Jesus Tricas, dean of IQS welcomed all the assistants to the University hosting the event.

After the welcome speeches, there were two conferences in the Plenary session:

Gustavo Piga, professor of Economics at the University of Rome and former director of Consip Procurement Agency in Italy was talking about the economics of e-Public Procurement. He was talking about the things he like and do not like from e-Procurement. There was an interesting point: He said that IT and e-Procurement makes centralization easier and it seems that this leads to a less costly procurement, however he explained that centralization does not necessarily mean that public procurement will be less costly, and not specially in recession. He recommended to thing hard before pushing e-Public Procurement just to centralize procurement. He pointed that there are also good points in the centralization, but he was more in line with interoperability between platforms than with centralization. Mr Piga ended his speech talking about corruption. He said that there is a 1.6% GDP waste in Public Procurement. He talked about differences between passive (inefficiency) versus active (corruption) waste and that 82% is passive due to incompetence. He concluded that e-Procurement can change organizations towards better performance, governance and participation.

Professor Luis Valadares made a presentation on “Why e-Public Procurement”. He said that public procurement represents more or less 19% GDP in Europe. And he divided public procurement in three big blocks:

A) Investments in infrastructures such as roads, schools, etc.

B) Goods & Services required by public sector as input to carry their own activities.

C) Results or outsourcing contracts to deliver goods or services.

In the EU, he explained the ratio between B and C is very variable. He explained that countries with larger and wider public sector such as Nordic countries have lower C (C/B+C = 25%) this means are more focused on buying input goods and services and provide the results themselves, while other countries are more in line with outsourcing services and can have C/B+C higher than 50%. Another point in Mr Tavares presentation was about access to public procurement contracts by SMEs. Even though average of 34% of the contracts are awarded to SMEs in Europe, the reality is that this varies greatly from one country to another. In Spain, for instance, only the 22% of public procurement is awarded to SMEs. Regarding cross border procurement, he remarked that the principles of the Single Market established by the Treaty of Lisbon have not yet increased cross-border procurement, and only small countries like Luxembourg or Cyprus have reached 30% of cross-border procurement. The major countries in EU do not reach 2%.

Mr Tavares continued his speech talking about the major criticisms to Public Procurement and the perceptions of Economic Operators comparing private and public procurement. A survey conducted by the European Commission covering 1500 Economic Operators shows that they consider public procurement better than private procurement when talking about competitiveness, transparency and fairness, but worst in terms of efficiency (time and costs).

After Professor Tavares conference, there was a break and sessions split into different tracks. We opt to participate in the session called “Best Practices of e-Public Procurement in different countries”.

The first speaker on that track was Kelly Liljemo, from PwC. She presented the Golden Book of Best Practices in e-Procurement, a project from DG Market to understand the state of the art in the e-Public Procurement landscape in Europe. She explained the methodology used to select a group of 28 platforms out of the more than 300 platforms operating in Europe and the process by which they were tested. She also showed some sample best practices and how they related with the work done in the eTendering Experts Group. The Golden Book is available on-line and can be used to perform a self-benchmark of public and privat platforms.

After Kelly’s presentation, there were different countries presenting their approach to e-Public Procurement. Johan van Steelandt from Belgium made a presentation on the results of one year of mandatory e-Submission in Flanders. Kalinska Paulina presented the development of the e-Public Procurement system in Poland, Matej Sandor from the Czech Republic presented the up to date development and current trends in the electronic public procurement in the Czech Republic and Klodina Cankja made a presentation of the state of the art of the e-Public Procurement in Albania.

The last speacker in this track was Tato Urjumelashvili from Georgia, who made a disruptive presentation on e-Procurement in Georgia. They have pushed transparency to the extreme, and even the tenders are considered open information. They are only made private if the bidder requests it, but this has never happened after 60000 presented tenders so far. This transparency allows them figthing against corruption. Another point is that only the awarded party is required to be qualified, and if he is rejected, the second in the awarded list of parties becomes de winner and has to qualify. They have a participation fee of 30 USD and they are moving from unstructured documents to structured forms. It is worth mentioning another disruptive functionality in the Georgian portal: There is a button to appeal, and it stops the process.

After this presentation, there was a  break for lunch, followed by a Plenary session conference on the Business Interoperable Interfaces for public procurement in Europe done by Kornelis Drijfhout from TenderNed. He explained the main achievements of this standardization group in Europe and he invited everyone to join the new CEN BII3, focused on resolving the pre-award profiles. The CEN BII3 has its kick off meeting the same week in Barcelona, so Mr Drijfhout invited all the participants to the conference to join the CEN BII3 project.

Following CEN BII presentation, the conference split again in parallel sessions. Invinet had a presentation on the “Change Management for e-Public Procurement” track. Before Invinet’s presentation, Enric Torregrossa from Everis presented the Open Procurement concept, merging the Open Data and the public procurement transparency requirements. Kostis Kaggelides from Greece followed Everis presentation. After that, Oriol Bausà from Invinet made a presentation on the vision of SMEs in public procurement. He compared the current situation on electronic Procurement platforms with what used to be a nightmare for SMEs in electronic Invoicing platforms. Current platforms are not ready to interoperate one with each other, and this often represents a problem for SMEs. Oriol presented the platform b2brouter.net for electronic invoicing, focused on delivering a platform allowing SMEs to interconnect to the different electronic platforms of their customers and to the Open PEPPOL network through Invinet’s Access Point.

This track followed with the conference on New Approaches to e-Public Procurement. Umic Alsaç made a presentation on the developments for e-Procurement made in Turkey. Tunde Tátrai from the University of Corvinus in Budapest (Hungary) made an interesting presentation on the indicators on public procurement. Next speaker was Carmen Ciciriello from OpenPEPPOL. She was elaborating on the lessons learned through the PEPPOL project and the path towards the constitution of the Open PEPPOL AISBL that is being adopted and used in several countries as the backbone for the exchange of electronic public procurement documents. Carmen explained that Open PEPPOL Business Interchange Specifications are fully based on the work done in CEN BII and this promotes interoperability between different member states. She mentioned the several Access Points in Europe and she made a reference to Invinet’s access point, an access point in a non-PEPPOL country.

After Carmen’s presentation, there was a coffee break were we realized there had been a controversy in another parallel session. In the session called “Perspectives presented by e-Platforms”, Pieter Breyne from PwC presented ePrior, the development led by the European Commission. This development is intended to solve the European Commission needs in terms of pre-awarding and they are publishing the code in Open Source so it will be freely available for other contracting authorities in Europe to use. The controversy was risen by Markku Jokiranta from Finland. He thought the Commission should not become competition of private companies and provide solutions for electronic public procurement. My personal view on this topic is that the Commission is really pushing the market with their investment in the development of standards (CEN BII and PEPPOL) and that they are leading by example when developing their own systems to be interoperable using these standards. I think they have to provide the software they create in open source, and this does not necessarily mean that people will start using it. In fact, open e-Prior is ready since many years now and they do not have many installations, basically due to the need for professional and supported services that lead potential customers to solutions provided by private companies. Besides that, the e-Procurement platforms landscape in Europe is quite fragmented, with interoperability issues and non cross-border facilities for companies in Europe. Not a single platform has open interfaces such as any other can connect. The “silo” effect we have seen in Value Added Networks in the past is repeating in the platforms for e-Procurement. If ePrior can break that behavior in the e-Procurement platforms, I think it is worth developing it.

To finalize the conference, there was a final Plenary session where Didier Hardy from the Publication Office of the European Union presented the need for e-Notification. Mr Gustavo Piga insisted on SMEs and e-Public Procurement, stating that the small business act should create a positive discrimination for SMEs to access public procurement as it is done in other parts of the world and professor Luis Valadares closed the conference with his presentation on the new vision for e-Public Procurement in Europe.

It was an interesting conference with different viewpoints and a lot of people from different parts of the world sharing experiences and lessons. The conclusion is that electronic Public Procurement is gaining interest and there are different stakeholders involved which will help evolving the concepts and creating new services targeting contracting authorities but also small and medium companies accessing Public Procurement in Europe.

Universal Business Language Version 2.1

Committee Specification Draft 3 / Public Review Draft 3

23 February 2013

Specification Overview

This specification defines the Universal Business Language (UBL), version 2.1. UBL is a generic XML interchange format for business documents that can be restricted or extended to meet the requirements of particular industries. This version includes 65 business documents used in the procurement and transportation domains (e.g.: invoices, purchase orders, waybills, transportation status messages, etc.).

TC Description

The OASIS Universal Business Language technical committee is defining a royalty-free library of standard electronic XML business documents for various domains. Development is with participation from a variety of industry data standards organizations. UBL is designed to plug directly into existing business, legal, auditing, and records management practices, eliminating the re-keying of data in existing fax- and paper-based supply chains and providing an entry point into electronic commerce for small and medium-sized businesses.

Public Review Period

The public review starts 18 March 2013 and ends 02 April 2013. The specification was previously submitted for public review. This 15-day review is limited in scope to changes made from the previous review. Changes are documented in Appendix B.3.5.

This is an open invitation to comment. OASIS solicits feedback from potential users, developers and others, whether OASIS members or not, for the sake of improving the interoperability and quality of its technical work.

URIs:

The prose specification document and related files are available here:

Editable source (Authoritative): http://docs.oasis-open.org/ubl/prd3-UBL-2.1/UBL-2.1.xml

HTML: http://docs.oasis-open.org/ubl/prd3-UBL-2.1/UBL-2.1.html

PDF: http://docs.oasis-open.org/ubl/prd3-UBL-2.1/UBL-2.1.pdf

ZIP distribution files (complete): http://docs.oasis-open.org/ubl/prd3-UBL-2.1/UBL-2.1-PRD3-2013-02-23.zip

Additional information about the specification and the OASIS Universal Business Language (UBL) TC may be found at the TC’s public home page located at:

http://www.oasis-open.org/committees/ubl/

Comments may be submitted to the TC by any person through the use of the OASIS TC Comment Facility which can be accessed via the button labeled “Send A Comment” at the top of the TC public home page, or directly at:

http://www.oasis-open.org/committees/comments/form.php?wg_abbrev=ubl

Feedback submitted by TC non-members for this work and for other work of this TC is publicly archived and can be viewed at:

http://lists.oasis-open.org/archives/ubl-comment/

All comments submitted to OASIS are subject to the OASIS Feedback License, which ensures that the feedback you provide carries the same obligations at least as the obligations of the TC members. In connection with this public review of Universal Business Language Version 2.1, we call your attention to the OASIS IPR Policy [3] applicable especially [4] to the work of this technical committee. All members of the TC should be familiar with this document, which may create obligations regarding the disclosure and availability of a member’s patent, copyright, trademark and license rights that read on an approved OASIS specification.

By the end of Workshop CEN WS/BII 2, the participants realised that activities are still necessary, in particular to:

• Strengthen the framework for Governance and Life Cycle management of the BII deliverables/elements and enhance the current CEN/BII 2 deliverables where needed, and
• Increase adoption through capacity building and communication.

So the decision in the Reykjavik meeting (June 2012) was to produce a business plan and to start a third edition of the CEN BII by March 2013. The event in Barcelona is the result of the process for constitution of this CEN WS/BII3.

The meeting will take place in the IESE premises from 18th to 22nd of March.

For information on the CEN BII/WS event, please refer to the cenbii.eu website where you can find the business plan that will be followed in this edition. It is possible to participate and contribute to the workshop, if you are interested, please let us know.

Week schedule

A social event followed by dinner is planned for the evening of Thursday March 21.

Estos desarrollos se han justificado por el coste de recibir y procesar facturas. No existen sistemas de gestión que generen facturas exactamente como requiere nuestra empresa, por lo que es mejor ofrecer un portal gratuito al que los proveedores se puedan registrar y así simplificamos el trabajo, tanto de captura de la información como de validación de que esta información sea correcta.

Inconvenientes para el proveedor

Lo que no se tiene en cuenta al abordar una inversión de este tipo son las ventajas e inconvenientes para los proveedores. Ventajas reales, aparte de incentivos que se puedan ofrecer como la reducción de plazos de pago, no existen, sin embargo, si hay algunos inconvenientes destacables:

1. Orientado al comprador. Normalmente este tipo de portal sirve únicamente para facturar a un comprador: el implementador o impulsor del portal. El comprador tiende a crear una solución que resuelva su problemática, sin embargo, no se resuelven los problemas de los proveedores, que se encuentran con la obligación de enviar las facturas electrónicas a cada cliente en un portal distinto.
2. Proceso manual. Por pequeño que sea un proveedor, es posible que ya disponga de herramientas informáticas que le faciliten los procesos administrativos como el de crear y enviar facturas. Obligar a utilizar un interfaz web hace que el proveedor deba realizar un esfuerzo único y específico para facturar a cada cliente, con la posibilidad de introducir errores.
3. Legalmente delicado. Al crear la factura en el sistema del comprador, es necesario descargarla y consolidarla con las demás facturas emitidas a efectos contables y fiscales. Por tanto, esta factura se debe poder obtener del portal y las formas de descarga y los formatos pueden ser muy dispares de un portal a otro, obligando al proveedor a realizar un esfuerzo para incorporarla a los flujos y procesos internos.

Inconvenientes para el comprador

Por otra parte, el desarrollo y despliegue de portales de este tipo conlleva algunas ventajas para el comprador, sobretodo en el ámbito de la recepción y digitalización del proceso hasta la contabilización de las facturas, sin embargo hay algunos inconvenientes que deberían tenerse en consideración:

1. Inversión económica. El coste de desarrollar y desplegar un portal de este tipo es importante, ya que  hay que tener en cuenta las reglas de negocio, registro y autorización de proveedores, validación de pedidos, etc.
2. Mantenimiento. No se trata únicamente de la inversión en desarrollar o adquirir una solución para nuestros proveedores, sino que además hay que realizar un mantenimiento de la solución, con costes de formación y soporte a los usuarios además de la gestión de las incidencias del servicio.
3. Actualización. La legislación del IVA va cambiando y los tipos impositivos, exenciones, etc también. Estos cambios requieren que el sistema de factura se adapte a la nueva situación de forma periódica. El equipo de desarrollo tiene que continuar trabajando en las mejoras y la evolución de la aplicación.

La solución

Para conseguir que los proveedores nos envien facturas electrónicamente, hay que facilitarles herramientas útiles:

1. Multi-cliente, que les permita facturar a todos sus clientes
2. Integrables, que se puedan integrar con Libros Excel, ficheros CSV o ficheros XML
3. Económicas, que les permitan realizar la mayor parte de las tareas de forma económica o gratis
4. Soportadas, que incluyan soporte sobre las principales funcionalidades de acompañamiento al usuario
5. Adaptables, para que el comprador pueda incluir sus reglas de negocio o particularidades
6. Personalizables, para que el proveedor pueda definir la imagen de sus facturas

El portal B2BRouter.net está diseñado con esta filosofía:

• El usuario del portal obtiene unos servicios gratuitos que le permiten facturar electrónicamente a todos sus clientes a través del correo electrónico enviando facturas electrónicas en formato PDF o XML.
• El comprador puede contratar un “plugin” específico para que los usuarios que deseen enviarle facturas tengan una serie de validaciones que faciliten al usuario crear facturas electrónicas correctas que pasen los filtros de aceptación en el sistema de gestión del comprador.
• El proveedor puede contratar una personalización del formato de las facturas de salida o el uso de canales especiales para emitir facturas a clientes importantes.

Antes de plantear el desarrollo de todo un portal del proveedor, solicítanos una demostración de lo que el portal B2BRouter.net puede hacer por incrementar el número de proveedores que te envian facturas de forma electrónica. Si lo prefieres, regístrate de forma gratuita y podrás comprovar las ventajas que tendrán tus proveedores sin ningún coste.

During the morning, the Post-Award Coordinating Community (PoACC) and the Transport Infrastructure Coordinating Community (TICC) had their working sessions in order to discuss different points, change requests, and the way forward for the CC.

Transport Infrastructure CC

Sven Rasmussen from DIGST explained some figures about the deployment of OpenPEPPOL: At the end of 2012, there were4 PEPPOL Authorities (Norway, Sweden, Denmark and France) and 40 service providers with more than 2300 SML registrations. There were more than 100.000 registered transactions  in Norway, and these numbers are increasing.

Regarding sample code, there are two options: CIPA released by DG DIGIT and Oxalis.

The PKI has to be moved from the PEPPOL LSP to services provided by Symantec, so there is a plan to move from the old certificates used during the pilot project to the new ones that will be used from now on in production mode.

The plan forward for the TICC includes:

• Establish TICC Working Groups, and routines for recurring meetings
• Deal with technical change requests such as transfer of the PKI, support of new transport protocols or use of business envelope
• Set up vallidation and conformance tools
• Continue activities within OASIS BDXR TC
• Support issues and change requests
• Coordinate with the e-SENS project

Post-Award CC

Anders Kingstedt explained the works that have been done so far, highlighting the effort to map national electronic invoice standards in Norway, Sweden and Denmark to the BII Core Invoice Requirements and the analysis of requirements for the despatch advice and message level response, where the CEN BII2 work has also been the foundation.

Looking ahead, main tasks to be fufilled by the CC are:

• Recruiting members and resources
• Prioritizing tasks
• Planning and executing
• Transition — BIS upgrade to new BII2

4rth General Assembly

After lunch, André Hoddevik, Secretary General of the OpenPEPPOL AISBL explained the agenda and the participation and representation validity. He said that there are 55 current members and the quorum has to be 2/3. There were 45 participants and represented organizations so there was enough quorum to vote on the decisions during the Assembly.

He also explained the purpose, mission and scope of activities of the OpenPEPPOL Association, An important point is that the charter of the association is not just about electronic public procurement, but opens the possibility to work on other areas as well such as the B2B, in other sectors and in areas other than Europe.

Lefteris Leonartidis explained the statutes of the OpenPEPPOL association and the governance principles for the Coordinating Communities. He explained the OpenPEPPOL organization, with the General Assembly composed of all association members, the four Coordinating Communities (e-Signature, transport infrastructure, post-award and pre-award) responsible for doing tasks and activities through the creation of working groups. Each member of the General Assembly shall be also member of at least one of the Coordinating Communities.

The Coordinating Communities leaders, the Secretary General  and two members elected by the General Assembly configure the Managing Committee. They select the Secretary General that has an Operations Office to support him. In the statutes, the role of these two bodies is well described.

After Lefteris explanation, André started with the change on the OpenPEPPOL Statutes. There was no objection to the changes proposed on the IPR clause and other minor editorial changes.

Finally, André presented the budget of the association for 2013. The income is based on association member fees and support from the EU through the e-SENS project, and most part of the budget goes to operational activities within the working groups in the Coordinating Communities.

Last point on the agenda was the election of the Treasurer. There was a single candidate, DIFI from Norway, and it was elected.

Conclusion

It is very interesting to see that the standardization efforts from CEN BII (1 and 2) and the PEPPOL Large Scale Pilot ends up in a quite valuable and sustainable organization leading the only real pan-European network that will allow interoperability between private and public sector organizations. The effort and investment from stakeholders in these former groups has been worth it.

We are already seeing that happening in Norway, and it will became a reality in other European countries such as Sweden, Denmark and France. It is time for the rest of European countries to jump on that train.

La veritat és que si analitzem la situació a Gener de 2013, tot i que hi ha informes que diuen que Catalunya és capdavantera a Espanya en l’intercanvi de factures electròniques amb un 44,7% del total de factures emeses  l’any 2012,  ens adonem que l’adopció encara no està generalitzada ni de bon tros: A l’estudi de Billentis sobre la penetració de la factura electrònica, d’Espanya es parla d’entre un 10% i un 12% entre B2B, B2G i B2C, i això representa un gran potencial de creixement.

És cert que s’han fet molts esforços i que hi ha organismes públics com la Diputació de Barcelona o Ajuntaments com el de Berga, Sant Cugat, Sant Just o Cardedeu  i Consells Comarcals com el del Vallès Oriental o el de l’Alt Empordà que estan recomanant i promovent l’ús de la factura electrònica, i que el Consorci AOC i Localret segueixen fent una feinada en la promoció i difusió.

Malauradament però, els ens públics pioners que han fet el pas d’integrar la factura electrònica als seus processos no tenen la capacitat de fer que els seus proveïdors, les empreses privades, els enviïn factures electrònicament.

Per tal de posar en marxa la factura electrònica, cal doncs anar una mica més enllà. No només es tracta de preparar-se internament, que avui en dia és força senzill, sinó que a més cal que preparem als nostres proveïdors i els capacitem per enviar-nos factures, i per tant, estiguem en disposició d’amortitzar la inversió realitzada.

Preparar-nos per rebre

Avui en dia, per un ens públic català és extremadament senzill preparar-se per rebre factures electròniques doncs té a la seva disposició tot el què necessita per fer-ho:

1. Cal comprometre’s amb el Consorci AOC i adherir-se al HUB eFACT,
2. Cal demanar al proveïdor del sistema de gestió que li instal·li el connector amb l’eFACT per recepció de factures electròniques. Això no hauria de ser cap problema doncs la majoria d’Ajuntaments utilitzen un parell o tres de sistemes diferents, que ja tenen feta la integració.
3. Donar la formació interna per explicar els nous procediments i fer la gestió del canvi.

Fer que ens n’enviïn

La segona part del projecte ha de consistir en posar en marxa als nostres proveïdors per tal que ens comencin a enviar les factures de forma electrònica. Hi ha dues alternatives:

1. Opt-in – Convidar als proveïdors o persuadir-los que comencin a fer servir un sistema de facturació electrònica.
2. Opt-out – Explicar als proveïdors que després d’una determinada data, les factures només seran acceptades electrònicament, i si algú no vol enviar-les electrònicament, ha de notificar-ho i se li aplica una penalització pel fet d’haver de gestionar les seves factures manualment.

L’informe de Billentis calcula que s’aconsegueix entre un 1-5% en Opt-in per aquelles entitats que no tenen un gran poder de compra, i entre 50-70% per les que en tenen, mentre que en el cas d’Opt-out, es pot arribar a un 90% de factures rebudes electrònicament, per tant sembla més recomanable optar per una tècnica opt-out, posant això si, un termini prou ampli perquè tot proveïdor es pugui adaptar a la nova situació.

Tot això no és possible si no es faciliten eines per tal que els proveïdors puguin fer i enviar factures electròniques de forma senzilla.

Eines gratis per enviar factura electrònica

Actualment hi ha bàsicament tres maneres de generar factures electròniques Facturae , les que es poden enviar al hub de l’AOC, de forma gratuïta:

1. El portal d’Invinet B2BRouter.net, on hi ha un sistema de facturació que permet crear i enviar factures a qualsevol client, i que té el compromís amb el Consorci AOC d’enviar les factures que es remeten a l’Administració Pública catalana a través del hub eFACT.
2. El software gratuït del Ministerio que es pot descarregar des de la web www.facturae.es
3. El portal que permet crear factures www.hazteunafacturae.es.

Per enviar-les al HUB gratuïtament, hi ha actualment dues maneres:

1. Amb el Portal de factura electrònica B2BRouter.net, directament mitjançant la seva connexió directa
2. Agafant el fitxer facturae generat per una aplicació i pujant-lo manualment a la bústia de lliurament de la web de l’entitat receptora.

Pots llegir més informació en aquest post sobre el portal B2BRouter.net o registrar-te directament per comprovar-ne l’ús.

Ja avançàvem el juny del 2012 la publicació del Real Decret en aquest altre post i explicàvem en el de juliol les conseqüències pràctiques de la possible aplicació de la nova legislació.

Com era d’esperar, el principis bàsics de la Directiva Europea s’han trasposat literalment, i tot i que hi ha qui intenta encara veure obligatorietat en l’ús de determinades tecnologies per fer factura electrònica, la llei és clara quan diu:

Artículo 8. Medios de expedición de las facturas.

1. Las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

2. La autenticidad del origen de la factura, en papel o electrónica, garantizará la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura. La integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, garantizará que el mismo no ha sido modificado.

3. La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho. En particular, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura podrán garantizarse mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo.

Los referidos controles de gestión deberán permitir crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

Respecte a què es pot considerar una factura electrònica, el reglament diu:

Artículo 9. Factura electrónica.

1. Se entenderá por factura electrónica aquella factura que se ajuste a lo establecido en este Reglamento y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico.

2. La expedición de la factura electrónica estará condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento.

De totes maneres, el legislador ha deixat un bri d’incertesa, mitjançant l’article 10 que diu:

Artículo 10. Autenticidad e integridad de la factura electrónica.

1. La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica podrán garantizarse por cualquiera de los medios señalados en el artículo 8.

En particular, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica quedarán garantizadas por alguna de las siguientes formas:

a) Mediante una firma electrónica avanzada de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2 de la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999, por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica, basada, bien en un certificado reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firmas, de acuerdo con lo dispuesto en los apartados 6 y 10 del artículo 2 de la mencionada Directiva, o bien, en un certificado reconocido, de acuerdo con lo dispuesto en el apartado 10 del artículo 2 de la mencionada Directiva.

b) Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI), tal como se define en el artículo 2 del anexo I de la Recomendación 94/820/CE de la Comisión, de 19 de octubre de 1994, relativa a los aspectos jurídicos del intercambio electrónico de datos, cuando el acuerdo relativo a este intercambio prevea la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.

c) Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.

2. En el caso de lotes que incluyan varias facturas electrónicas remitidas simultáneamente al mismo destinatario, los detalles comunes a las distintas facturas podrán mencionarse una sola vez, siempre que se tenga acceso para cada factura a la totalidad de la información

Entenem que la clau d’aquest article és que fa referència als mitjans detallats a l’article 8 i descrits més amunt, i per tant estableix que es poden garantir l’autenticitat i la integritat mitjançant els controls de gestió habituals. Després, per donar continuitat a la legislació anterior torna a referir-se als supòsits que es donaven en l’anterior i derogada legislació, però en aquest cas només a tall d’exemple: “En particular ….”

Per tant, podem concloure que:

Una factura en format PDF enviada per correu electrònic és una factura electrònica vàlida sempre que contingui tots els elements que requereix el Reglament al seu article 6.

Després, en cas d’inspecció, tal com es fa en les factures en paper, l’emissor i el receptor de les factures han de ser capaços de justificar-les, és a dir poder explicar que es corresponen amb un servei prestat o un be subministrat realment. I això  caldrà fer-ho en qualsevol cas, àdhuc si les factures es signen electrònicament!

O és que algú realment creu que no tindrà inspeccions només pel fet de signar les factures amb un certificat digital, per més reconegut que sigui?

Un altre tema és que determinades entitats exigeixin a l’ús de determinades tecnologies per la recepció de factura electrònica. Pot ser que empreses i ens públics obliguin als seus proveïdors a informar dades específiques en les seves factures, o a fer servir determinades tecnologies com ara la signatura electrònica, però ara per ara, en cap cas poden exigir-ho excusant-se en la llei.