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¿Porqué no hay que desarrollar un portal del proveedor?

Hay muchas entidades públicas y grandes empresas que invierten en el desarrollo de un portal web para sus proveedores. Su principal cometido es facilitarles herramientas para que puedan enviarles facturas de forma electrónica.

Estos desarrollos se han justificado por el coste de recibir y procesar facturas. No existen sistemas de gestión que generen facturas exactamente como requiere nuestra empresa, por lo que es mejor ofrecer un portal gratuito al que los proveedores se puedan registrar y así simplificamos el trabajo, tanto de captura de la información como de validación de que esta información sea correcta.

Inconvenientes para el proveedor

Lo que no se tiene en cuenta al abordar una inversión de este tipo son las ventajas e inconvenientes para los proveedores. Ventajas reales, aparte de incentivos que se puedan ofrecer como la reducción de plazos de pago, no existen, sin embargo, si hay algunos inconvenientes destacables:

  1. Orientado al comprador. Normalmente este tipo de portal sirve únicamente para facturar a un comprador: el implementador o impulsor del portal. El comprador tiende a crear una solución que resuelva su problemática, sin embargo, no se resuelven los problemas de los proveedores, que se encuentran con la obligación de enviar las facturas electrónicas a cada cliente en un portal distinto.
  2. Proceso manual. Por pequeño que sea un proveedor, es posible que ya disponga de herramientas informáticas que le faciliten los procesos administrativos como el de crear y enviar facturas. Obligar a utilizar un interfaz web hace que el proveedor deba realizar un esfuerzo único y específico para facturar a cada cliente, con la posibilidad de introducir errores.
  3. Legalmente delicado. Al crear la factura en el sistema del comprador, es necesario descargarla y consolidarla con las demás facturas emitidas a efectos contables y fiscales. Por tanto, esta factura se debe poder obtener del portal y las formas de descarga y los formatos pueden ser muy dispares de un portal a otro, obligando al proveedor a realizar un esfuerzo para incorporarla a los flujos y procesos internos.

Inconvenientes para el comprador

Por otra parte, el desarrollo y despliegue de portales de este tipo conlleva algunas ventajas para el comprador, sobretodo en el ámbito de la recepción y digitalización del proceso hasta la contabilización de las facturas, sin embargo hay algunos inconvenientes que deberían tenerse en consideración:

  1. Inversión económica. El coste de desarrollar y desplegar un portal de este tipo es importante, ya que  hay que tener en cuenta las reglas de negocio, registro y autorización de proveedores, validación de pedidos, etc.
  2. Mantenimiento. No se trata únicamente de la inversión en desarrollar o adquirir una solución para nuestros proveedores, sino que además hay que realizar un mantenimiento de la solución, con costes de formación y soporte a los usuarios además de la gestión de las incidencias del servicio.
  3. Actualización. La legislación del IVA va cambiando y los tipos impositivos, exenciones, etc también. Estos cambios requieren que el sistema de factura se adapte a la nueva situación de forma periódica. El equipo de desarrollo tiene que continuar trabajando en las mejoras y la evolución de la aplicación.

La solución

Para conseguir que los proveedores nos envien facturas electrónicamente, hay que facilitarles herramientas útiles:

  1. Multi-cliente, que les permita facturar a todos sus clientes
  2. Integrables, que se puedan integrar con Libros Excel, ficheros CSV o ficheros XML
  3. Económicas, que les permitan realizar la mayor parte de las tareas de forma económica o gratis
  4. Soportadas, que incluyan soporte sobre las principales funcionalidades de acompañamiento al usuario
  5. Adaptables, para que el comprador pueda incluir sus reglas de negocio o particularidades
  6. Personalizables, para que el proveedor pueda definir la imagen de sus facturas

El portal B2BRouter.net está diseñado con esta filosofía:

  • El usuario del portal obtiene unos servicios gratuitos que le permiten facturar electrónicamente a todos sus clientes a través del correo electrónico enviando facturas electrónicas en formato PDF o XML.
  • El comprador puede contratar un “plugin” específico para que los usuarios que deseen enviarle facturas tengan una serie de validaciones que faciliten al usuario crear facturas electrónicas correctas que pasen los filtros de aceptación en el sistema de gestión del comprador.
  • El proveedor puede contratar una personalización del formato de las facturas de salida o el uso de canales especiales para emitir facturas a clientes importantes.

Antes de plantear el desarrollo de todo un portal del proveedor, solicítanos una demostración de lo que el portal B2BRouter.net puede hacer por incrementar el número de proveedores que te envian facturas de forma electrónica. Si lo prefieres, regístrate de forma gratuita y podrás comprovar las ventajas que tendrán tus proveedores sin ningún coste.

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